بیشتر اشتباهاتی که مردم در ایمیل‌" />

این ۵ اشتباه را در ایمیل های خود مرتکب نشوید


بیشتر اشتباهاتی که مردم در ایمیل‌های خود مرتکب می‌شوند کاملاً اجتناب‌پذیر هستند. فهرست زیر به چند اشتباه ریز و پنهانی اشاره دارد.

۱- CC های اجباری و Reply All

CC کردن مردم آن‌هم به‌صورت مداوم یکی از راه‌های منزجر کردن آن‌ها از طریق ایمیل است. ای‌کاش می‌توانستم بگویم که منزجرکننده‌ترین راه همین است اما این افتخار نصیب reply all بیش‌ازحد شده است. فکر می‌کنید واقعاً لازم است هنگامی‌که یک نفر ایمیلی را به شما و چند نفر دیگر ارسال می‌کند، همه دریافت‌کنندگان ایمیل تشکر شما از فرستنده را دریافت کنند؟ این‌طور نیست و اگر شما چنین کاری کنید دریافت‌کنندگان دیگر را آزرده‌خاطر خواهید کرد.

راه تشخیص اینکه چه زمانی باید یک نفر را CC کنید این است که ایمیل خود را به‌مثابه یک جلسه حضوری در نظر بگیرید. سپس سؤال این‌گونه مطرح می‌شود که آیا حضور این شخص در جلسه واقعاً لازم یا مفید است؟ اگر پاسخ منفی است پس وقت او را با یک ایمیل تلف نکنید. به‌هیچ‌عنوان از گزینه reply all نیز استفاده نکنید. حتی اگر شخص دیگری در گروه از این گزینه استفاده کرد، شما از انجام چنین کاری خودداری کرده و دیگران را بیش از این آزرده‌خاطر نکنید. اگر حرفی برای گفتن دارید بهتر است آن را مستقیماً (و به‌صورت خصوصی) به ارسال‌کننده اصلی ارسال کنید و تصمیم‌گیری در مورد این مسئله که آیا لازم است که دیگر اعضای گروه از صحبت‌های شما مطلع شوند یا خیر را به او محول کنید.

۲-بیش‌ازحد خلاصه و کوتاه نوشتن

بیشتر مواقع سو تفاهم‌های ناشی از یک ایمیل به دلیل عدم تعادل بین ایمیل اولیه و ایمیل پاسخگویی است. وقتی شخصی یک پاراگراف از مسائل مهم را با جزئیات کامل می‌نویسد از شما توقع دارد که شما نیز با دقت پاسخ دهید. استفاده از جملاتی همچون «فهمیدم» یا «متوجه شدم» نمی‌تواند راه مناسبی برای برآورده کردن این خواسته باشد. ارسال پاسخ‌های کوتاه بدون در نظر گرفتن مقصود و لحن خود می‌تواند حس بی‌تفاوت بودن و حتی طعنه اندازی را به دریافت‌کننده القا کند. البته ارسال‌کننده چنین قصدی ندارد اما متأسفانه این‌طور به نظر می‌رسد.

بهترین راه برای جلوگیری از سو تفاهم‌های ناشی از پاسخ‌های کوتاه این است که مقصود خود را شرح دهید. حتی پاسخ‌هایی همچون «من کمی مشغله دارم اما تا آخر هفته می‌توان آن را بخوانم.» بهتر از «فهمیدم» است که بیشتر مردم آن را بی‌تفاوتی تلقی می‌کنند.

۳-استفاده از کلمه «فوری» در موضوع ایمیل

ایمیلی که موضوعش «فوری» یا «هر چه سریع‌تر» باشد نوعی بی‌اعتنایی محض به دریافت‌کننده به‌حساب می‌آید. اگر ایمیل شما واقعاً فوری است تلفن را برداشته و با فرد موردنظر تماس بگیرید. حتی در مواقع نادری که یک ایمیل واقعاً فوری است، نوشتن چنین موضوعی غیرضروری است و لحنی سنگین و منفی دارد. به دو نکته مهم در مورداستفاده نکردن از کلمه «فوری» توجه کنید.

نکته اول اینکه اگر مسئله موردنظر از راه‌های دیگری به‌غیراز ایمیل، بهتر موردبررسی قرار می‌گیرد حتماً آن راه‌ها را انتخاب کنید و نکته دوم اینکه اگر این‌چنین نبود پس باید با استفاده از توانایی خود یک موضوع قوی و مناسب برای ایمیلتان انتخاب کنید. هنگامی‌که مردم ایمیل‌های خود را بررسی می‌کنند، بهترین موضوع چشمشان را می‌گیرد و آن موقع است که ایمیل کاری شما موردبررسی او قرار خواهد گرفت. به‌جای اینکه موضوع «فوری» را برای ایمیل خود انتخاب کنید ابتدا از خود بپرسید که چرا ایمیل من فوری است. پاسخ این سؤال، موضوع جدید ایمیل شماست. اگر مشتری همین امروز منتظر پاسخ شماست موضوع خود را این‌چنین بنویسید که مشتری امروز منتظر پاسخگویی شماست. همین جمله حس فوری بودن را به دریافت‌کننده القا می‌کند بی‌آنکه در نظر وی غیرمحترمانه و با لحنی نامناسب جلوه کند.

۴-آزرده‌خاطر کردن دیگران

ارسال ایمیل‌هایی که دائماً به دیگران بگوییم چه‌کارهای اشتباهی را انجام داده‌اند و چه‌کارهایی را نباید انجام دهند واقعاً آزاردهنده است. حتی اگر می‌خواهید نقد سازنده‌ای ارائه دهید باید به‌هیچ‌عنوان از لحن منفی و منتقدانه در ایمیل خود استفاده نکنید. ازآنجایی‌که مردم از طریق ایمیل نمی‌توانند لحن صحبت‌های شمارا از نزدیک بشنوند، همان‌گونه که خود تصور می‌کنند برداشت می‌کنند. به همین دلیل لحن منفی تأثیر بدی بر روی برداشت آن‌ها خواهد گذاشت و منفی بودن ایمیل شمارا برای آن‌ها دوچندان می‌کند.

هرگاه احساس کردید در جملات خود از کلمات منفی مثل «نمی‌توانید»، «نباید انجام دهید» و … استفاده می‌کنید آن‌ها را به کلمات مثبت تغییر دهید. این تغییرات، لحن ایمیل را به‌کلی تغییر می‌دهد. برای مثال به‌جای «برای دفعات بعد نباید این کارها را این‌چنین انجام دهید» بنویسید «لطفاً دفعه بعدی که این کار را انجام دادید …». اگر بنابراین است که بازخوردی منفی از عملکرد کسی داشته باشید آن را در قالب ایمیل نشان ندهید. فقط کافی است که از طریق تماس تلفنی و یا به شکل حضوری با او صحبت کنید.

۵-ربات

شاید بتوان ایمیل را یک‌راه سریع برای انجام کارهای مختلف در نظر گرفت اما اگر این کار را بیش‌ازاندازه انجام دهید، عملکرد شما همچون یک ربات خواهد شد. شما هیچ‌گاه وارد دفتر کسی نمی‌شوید که بدون آگاهی قبلی به او وظایفی را محول کنید. اینکه بدون مقدمه‌چینی وارد بحث اصلی شوید به نظر عمل مثبتی است اما این کار تأثیر خوبی بر روی مخاطب نمی‌گذارد.

برطرف کردن این مشکل نیز راحت است. برای ارسال ایمیل به شخص موردنظر کمی با او احوال‌پرسی کنید. لازم نیست که از او بپرسید آخر هفته خود را چگونه گذرانده است. یک احوال‌پرسی ساده نیز کافی است. این کار باعث می‌شود لحن ایمیل محترمانه‌تر جلوه کند.

جمع‌بندی

مهم‌ترین نکته درباره ارسال ایمیل این است که مخاطبین، پیام شمارا به همان صورت که در ذهن شماست دریافت کنند. شما باید آگاهی لازم را برای این کار داشته باشید. به این شکل که قبل از ارسال ایمیل، خود را جای مخاطب گذاشته و ایمیل را از دید او مطالعه کنید.




برچسب ها:



شما اولین دیدگاه را بنویسید!